Como otimizar seu tempo no trabalho

Como otimizar seu tempo no trabalho

O tempo costuma ser um recurso desvalorizado. Muitas vezes não é claro quanto e em que é gasto. Claro, as pessoas não são robôs e não podem trabalhar o tempo todo, realizar proezas de trabalho. Pequenos intervalos durante a jornada de trabalho são até bem-vindos. Mas se as pausas forem prolongadas e o tempo de trabalho não for aproveitado de forma eficaz. Vale a pena considerar e tomar medidas decisivas. Afinal, a perda de tempo está diretamente relacionada à perda de dinheiro.

DESVANTAGENS DA DESORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

Pior de tudo, se o trabalho não for organizado de forma alguma. Cada funcionário realiza uma tarefa que considera importante no momento. Ao mesmo tempo, outro funcionário pode ficar meio dia sem trabalhar, nem mesmo desconfiando que o colega nem mesmo iniciou o documento que ele esperava. Os próprios líderes muitas vezes contribuem para a perda de tempo. Eles definem uma tarefa, mais cinco minutos depois, e meia hora depois, são solicitados a adiar essas tarefas e fazer outros trabalhos. Portanto, o líder deve começar organizando a si mesmo, suas tarefas. A função do gerente é organizar processos de trabalho, priorizar tarefas.

A falta de recursos também pode ser atribuída a deficiências na organização do trabalho. Por exemplo, a impressora está inesperadamente sem papel. E, curiosamente, não existe de todo. O escritório tem um telefone e os funcionários se revezam em usá-lo. Os funcionários que esperam na fila preferem não fazer nada.

FALTA DE CONTABILIDADE PARA HORAS DE TRABALHO, PADRÕES, PRAZOS

O controle do tempo já disciplina com a sua presença. Freqüentemente, os funcionários são favorecidos pelo gerente. Outra viagem “a negócios” dá ao funcionário a oportunidade de ir ao cabeleireiro, fazer compras e visitar uma amiga. Mesmo que o gerente verifique periodicamente, é temporário. Depois de algumas semanas, você pode resolver seu negócio novamente durante o horário comercial. Portanto, é importante que a contabilização do tempo de trabalho, o controle, seja constante. Principalmente nos casos em que os funcionários não demonstram alta produtividade e a empresa ganha pouco.

Para tarefas, é racional definir prazos, prazos. Na maioria dos casos, para muitos tipos de trabalho, isso é aceitável. Se o funcionário não cumprir o tempo estipulado, você sempre poderá ver o porquê e, se necessário, dar mais tempo na próxima vez.

Se as tarefas forem simples, frequentemente repetidas, os padrões de tempo podem ser definidos.

Em projetos, o cronograma de trabalho é de grande importância . Se ninguém aderir a ele, o líder ou gerente de projeto deve pensar sobre a questão “por que isso acontece”.

HORÁRIOS ALTERNADOS DE TRABALHO E DESCANSO

Há momentos em que os líderes vão longe demais. Os funcionários trabalham de forma ativa, no limite, o dia todo. Como resultado, a produtividade cai, o tempo de execução das tarefas é atrasado devido ao cansaço habitual. Com o tempo, a fadiga pode se transformar em fadiga crônica e um tiro valioso pode ser considerado perdido. O gestor deve olhar mais de perto os funcionários, seu ritmo pessoal. E também, se possível individualmente, defina um horário de trabalho adequado.

É útil pensar sobre as pausas no fluxo de trabalho. Descansar de cinco a dez minutos após cada hora de trabalho não prejudica a produtividade. Depois de projetos sérios e estressantes, é bem possível arranjar um dia de descanso. Funcionários cansados, mentalmente e mentalmente exaustos não darão o resultado desejado.

TEMPO DE INATIVIDADE FORÇADO

No processo de trabalho, o tempo de inatividade ainda é possível por razões objetivas. Essas pausas afetam seriamente o clima de trabalho, esfriam o ardor dos trabalhadores. Portanto, seria bom para o gerente preencher essas pausas. Naturalmente, para benefício da empresa e do indivíduo. Porque na maioria dos casos, os próprios funcionários preenchem as pausas, comunicando-se em redes sociais, programas de mensagens instantâneas, sites de entretenimento. Portanto, mesmo quando a pausa acaba, o funcionário não quer se desvencilhar desse passatempo.

O funcionário pode preencher as pausas forçadas com desenvolvimento pessoal . Por exemplo, faça um teste. Ou faça um exercício para desenvolver a atenção . Leia um livro sobre trabalho, visite um site profissional. O papel do líder aqui é alto, pois ele mesmo pode estabelecer tal processo e incentivar quem não perde tempo.

No final, as pausas podem ser preenchidas com arrumação básica de desktops, no escritório e fora dele.

Em alguns casos, horários flexíveis podem ser usados para eliminar o tempo de inatividade forçado. Por exemplo, sabe-se que o designer irá terminar o design e entregá-lo ao designer do layout não antes da hora do almoço. Por que um designer de layout viria pela manhã? Talvez ele passe esse tempo com maior benefício para si mesmo e apenas seja grato.

O uso ideal do tempo de trabalho depende diretamente do gerente. Portanto, aproveite ao máximo as suas oportunidades, as dicas dadas e busque suas próprias formas de otimizar o tempo de trabalho.

Se você quiser ver o que e como os funcionários gastam seu tempo de trabalho, tentarei o sistema gratuito Simple Business CRM , que possui uma ferramenta para estimar o tempo gasto pelos funcionários. Cadastre-se pelo link e convide seus funcionários para o programa.

Hernani Vitoria

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *